Andmekaitseteatis: Kliendid ja sidusrühmad

Kliendi- ja sidusrühmade andmekaitseteatis

Käesolevas andmekaitseteatises selgitame, kuidas kogume, töötleme, edastame ja kaitseme oma klientide ja sidusrühmade isikuandmeid. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid, mis puudutavad tuvastatud või tuvastatavat füüsilist isikut ehk Teid. Sellisteks andmeteks võivad olla näiteks nimi, aadress, telefoninumber ja foto. Samuti selgitame, millised on andmesubjekti ehk Teie õigused.

Teile suunatud küsitlused ja tagasisidevormid võivad sisaldada linke teiste ettevõtete veebilehtedele või teenustele, millel on oma andmekaitsetavad. Soovitame tutvuda selliste kolmandate osapoolte andmekaitsetavadega.

Meie, Sustera, järgime isikuandmete töötlemisel Euroopa Liidu üldist andmekaitsemäärust (GDPR) ja muud kohaldatavat andmekaitsealast seadusandlust.

Allpool leiate täiendavat teavet selle kohta, kuidas Teie isikuandmeid töötleme. Kui Teil on lisaküsimusi, võtke meiega ühendust.

Vastutav töötleja ja kontaktandmed

Vastutavaks töötlejaks on Sustera Oy või muu Sustera kontserni ettevõte (edaspidi „meie“ või „vastutav töötleja“), kelle klientide, koostööpartnerite ja teiste sidusrühmade isikuandmeid töödeldakse.

E-post: asiakaspalvelu@sustera.com
Telefon: +358 30 670 5500

Isikuandmete saajad

Teie isikuandmeid töötlevad ainult need Sustera kontserni töötajad, kelle tööülesannete täitmine nõuab nende andmete töötlemist.

Teie isikuandmeid võib lepingu alusel edastada välisteenuse pakkujatele, kes töötlevad andmeid meie volitusel. Näiteks küsitluste ja tagasisidevormide andmeid ning Teie vastuseid võivad vajadusel töödelda meie lepingupartnerid. Sellisteks alltöövõtjateks on näiteks IT-teenuste pakkujad, kes hoolitsevad süsteemide tehnilise halduse või tagasiside töötlemise eest. Teenusepakkujad töötlevad Teie isikuandmeid meie määratud viisil teenuste osutamiseks ega tohi kasutada andmeid omal eesmärgil.

Kasutame väliseid teenusepakkujaid muu hulgas järgmisteks eesmärkideks: teenuste uurimis- ja arendustegevus, turundus, kliendisuhete haldus, arvete esitamine ja sissenõudmine, süsteemide tarnimine ja haldamine ning erinevate tehniliste platvormide pakkumine.

Isikuandmete töötlemise eesmärk

Klientide, koostööpartnerite ja sidusrühmade andmete haldamine, statistika koostamine, äritegevuse arendamine ning andmesubjektide huviandmete haldamine ja analüüs. Tellimus- ja arveandmete haldamine, ülesannete täitmine, aruannete koostamiseks ja edastamiseks vajalike kliendi-, tegija- ja objektiandmete haldamine, statistika, teenuste ja toodete pakkumine, turundus, äritegevuse arendamine ning sellega seotud klienditeeninduse arendamine, kliendisuhete haldamine ja arendamine ning teenustega seotud valikute ja soovide jälgimine ja analüüs.

Kogume ja töötleme Teie isikuandmeid ka seadusest tulenevate nõuete täitmiseks, näiteks raamatupidamise osas või ametiasutuste seadusest tulenevate taotluste täitmiseks.

Töötleme Teie isikuandmeid ka küsitluste ja tagasiside kogumise, kasutamise, töötlemise ja avaldamise raames ning üritustele registreerimise ja osalemise eesmärgil. Võime avaldada ja kasutada Teie tagasisidet meie veebilehel, uudiskirjades, turunduses, sotsiaalmeedias ja sisekoolitustel ning tegevuse arendamisel. Tagasisideküsitluse juures teavitame, kui vastuseid töödeldakse anonüümselt või kui tagasisidet ei avaldata.

Võime teha fotosid ja videoid meie korraldatud koosolekutel, üritustel ja sündmustel, mida võidakse kasutada sise- ja väliskommunikatsioonis, näiteks veebilehel, sotsiaalmeedias ja trükistes.

Võime töödelda Teie isikuandmeid ka juhul, kui see on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks. See võib puudutada näiteks kahjuhüvitise või muid nõudeid ka siis, kui meie vahel ei ole varasemat lepingulist suhet. Selline töötlemine põhineb meie õigustatud huvil kaitsta oma õigusi ja äritegevust võimalike nõuete eest ning oleme hinnanud, et töötlemine ei riku Teie isikuandmete kaitset.

Nendel eesmärkidel töödeldud isikuandmeid säilitatakse ainult nii kaua, kui see on vajalik õigusasja lahendamiseks, sealhulgas võimalike edasikaebuste ja täitemenetluste jaoks, ning neid töödeldakse alati vastavalt meie andmekaitsekohustustele.

Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

Töötleme Teie isikuandmeid tuginedes ühele järgmistest alustest:

• leping (näiteks tellimusleping),
• Teie nõusolek (näiteks elektrooniline otseturundus; nõusoleku saate igal ajal tagasi võtta),
• meie õigustatud huvi (näiteks statistika ja isikuandmete edastamine kontserni sees) või
• seadusest tulenev kohustus, mis ettevõttena tuleb täita või ametiasutuse seadusest tuleneva taotluse täitmiseks.

Andmesubjektide rühmad

Kliendid ja nende võimalikud esindajad, näiteks kinnisvaramaaklerid või haldurid. Lisaks koostööpartnerid ja muud sidusrühmad või nende esindajad.

Töödeldavad andmed

Töötleme Teie isikuandmeid ainult vajalikus ulatuses. Andmesubjektidelt võib koguda muu hulgas järgmisi andmeid:

• nimi, isikukood ja sünniaeg, keel, foto, videomaterjal, aadress, e-posti aadress, telefoninumber ning objektiandmed;
• ametinimetus, haridusandmed, keeleoskus, tiitel, organisatsioon;
• kontaktandmed, tagasihelistamise ja muud päringud ning nõusolek otseturunduseks ja võimalik nõusolek uudiskirja saatmiseks ning nende nõusolekute tagasivõtmise andmed;
• hinnapäringud, saadetud pakkumised, tellimused, kliendinumber;
• kolmanda osapoole registritest Teie nõusolekul salvestatud andmed;
• Teie esitatud huvivaldkonnad, huvid ja muud andmed;
• teenustega seotud rahuloluandmed ja kommentaarid vastutava töötleja teenuste kohta;
• muud Teie esitatud ja lisatud andmed ning lisad koos fotodega;
• vastates tagasiside- ja küsitlusvormidele kogume lisaks tagasisidele ka taustandmeid statistika ja teenuse osutamise jaoks, näiteks omandiaeg ja samas majapidamises elavate isikute arv;
• teave üritustel ja koolitustel osalemise kohta. Ürituste ja koolituste jaoks kogume ka vajalikke andmeid, näiteks toitlustuse osas Teie toitumissoove. Teie üritusele registreerimise andmed võivad sisaldada terviseandmeid, näiteks allergiaandmeid;
• meie rakenduste ja veebipõhiste teenuste jaoks kogume ka Teie kasutajatunnust ja parooli ning kasutusajalugu;
• lisaks võime salvestada kõnesid kliendirahulolu ja teenindusolukordade tagamiseks ning koolituse eesmärgil.

Regulaarne andmeallikas

Põhiliselt saame andmed kas otse Teilt, Teie selgesõnalise nõusoleku või muu Teie kaasabil kolmandate osapoolte registritest.

Põhilised andmeallikad on tellimusleping, andmesubjektilt saadud andmed, muu hulgas kontaktide ja klienditeeninduse käigus. Ettevõtte andmeid võib koguda ka erinevatest avalikest registritest ning ettevõtete veebilehtedelt.

Lisaks võivad kliendid ja muud sidusrühmad ise sisestada andmeid süsteemidesse, näiteks koolitustel osalemise või küsitluste ja tagasisidevormide täitmise käigus. Muud andmeallikad võivad olla meie veebileht ning Teie enda esitatud/täidetud andmed. Lisaks kogume andmeid teenuste loomise käigus tellimusvormil ja klienditeeninduse käigus ning kliendiandmebaasi andmebaasist.

Andmeid võib koguda otse Teilt registreerimisel, koostööpartneritelt või erinevate meediakanalite avaldatud kontaktandmetest.

Regulaarne andmete edastamine ja andmete edastamine väljapoole EL-i ja Euroopa Majanduspiirkonda

Andmeid võib edastada ja jagada kontserni sees, muu hulgas kliendisuhete haldamiseks vajalike ülesannete täitmiseks, teenuste osutamiseks ja arvete esitamiseks ning meie ja koostööpartnerite teenuste pakkumiseks ja turundamiseks ning kliendisuhete või koostöö haldamiseks ning isikutele, kellel on seaduslik õigus andmeid saada. Ülesannetega seotud aruanded ja nendega seotud isikuandmeid võib edastada ülesande tellijatele, nende esindajatele või kolmandatele osapooltele seadusega lubatud ulatuses.

Töötleme andmeid põhiliselt EL-i ja Euroopa Majanduspiirkonna sees. Põhiliselt andmeid ei edastata ega jagata väljapoole EL-i ja Euroopa Majanduspiirkonda, välja arvatud juhul, kui see on eespool nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgil vajalik, sel juhul tagame isikuandmete kaitse piisava taseme vastavalt seadusele ja eelkõige EL-i üldise andmekaitsemääruse artiklitele 45–46. Palun arvestage, et mõned meie partnerid võivad töödelda Teie isikuandmeid väljaspool EL-i (näiteks Google ja Facebook).

Isikuandmete säilitamise aeg

Andmeid säilitatakse ainult nii kaua, kui see on vajalik meie tegevuse jaoks või seadus nõuab andmete säilitamist. Säilitusaeg võib varieeruda andmerühmade kaupa. Andmete ja aruannete säilitamine on oluline näiteks selleks, et uute ülesannete puhul oleks võimalik kontrollida, kas oleme varem objektil teinud kontrolli, uuringuid või muid toiminguid, mis võivad olla olulised uue ülesande jaoks. Näiteks Konsultatsiooniteenuste üldtingimuste KSE 2013 (Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013)  kohaselt tuleb ülesannet puudutavat materjali säilitada vähemalt 10 aastat pärast ülesande lõppemist.

Isikuandmete kaitse põhimõtted

Isikuandmed on salvestatud peamiselt IT-põhiselt ja kaitstud vajalike tehniliste meetmetega. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, millega isikuandmed on kaitstud kadumise, väärkasutuse, edastamise, muutmise ja hävitamise eest. Isikuandmeid sisaldavaid füüsilisi materjale hoitakse lukustatud ruumides/arhivkapides, kuhu pääsevad ainult nimetatud ja tööülesannete tõttu volitatud isikud. Andmebaasidele ja süsteemidele pääsemiseks ning isikuandmete kasutamiseks on õigustatud ainult need vastutava töötleja töötajad, kutselised ja muud isikud, kes vajavad tööülesannete täitmiseks juurdepääsu andmebaasile ja kellel on töö tõttu õigus neid isikuandmeid töödelda.

Andmesubjekti õigused

Andmesubjektil on õigus:

• taotleda vastutavalt töötlejalt juurdepääsu enda isikuandmetele ning taotleda nende andmete parandamist või kustutamist või töötlemise piiramist või töötlemisele vastuväite esitamist ning õigus andmete ülekandmisele ühest süsteemist teise;
• niivõrd kui isikuandmete töötlemine põhineb andmesubjekti nõusolekul, on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust;
• mitte sattuda automaatse otsustamise objektiks ilma seadusliku aluseta;
• esitada kaebus isikuandmete töötlemise kohta järelevalveasutusele.

Õigus esitada kaebus järelevalveasutusele

Kui leiate, et me ei töötle Teie isikuandmeid andmekaitsenõuete kohaselt, on Teil õigus esitada kaebus järelevalveasutusele selles EL-i liikmesriigis, kus on Teie alaline elukoht või töökoht või kus arvate, et nõuete rikkumine on aset leidnud.

Soome järelevalveasutus:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Aadress: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiaadress: PL 800, 00531 Helsinki
Telefon (keskus): +358 29 566 6700
E-post: tietosuoja@om.fi

Eesti järelevalveasutus:
Andmekaitse Inspektsioon
www.aki.ee